Is in 2018 de papieren factuur echt passé? De voortekenen zijn goed. Factureren kan straks sneller, betrouwbaarder en goedkoper. Dankzij PEPPOL.
Sneller elektronisch factureren?
Ik zie je denken: heb je het nu over elektronisch factureren? Helemaal goed. Ik heb het inderdaad over de automatische uitwisseling van facturen tussen boekhoudsystemen van organisaties. Met alle boekhoud- en ERP-applicaties kan je al digitale facturen sturen. Denk aan pdf’s versturen via e-mail. Dat levert al een snelle verwerkingstijd op ten opzichte van papieren facturen per post. Maar is dat genoeg?
Facturen blijven liggen
Ook PDF facturen moet je nog altijd handmatig invoeren in je boekhouding, alleen de verzending gaat snel. Wist je dat op dit moment nog 83% van de facturen handmatig wordt ingevoerd? Dit komt door de kosten van scan- en herken oplossingen en de onbekendheid met elektronisch factureren. Het gevolg is dat facturen daardoor te lang blijven liggen. 34% van de ondernemers verwerkt een factuur pas 8-30 dagen na ontvangst. Daardoor is de administratie niet bij met alle nadelen vandien. PEPPOL gaat dit veranderen. Hoe dit werkt, vertel ik je verderop.
Wat is PEPPOL
PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) is het Europese standaard platform voor elektronisch factureren. Dit is een, snel groeiend, beveiligd netwerk waarop bedrijven en overheidsinstellingen zich na verificatie kunnen aansluiten. Alle klanten van op PEPPOL aangesloten leveranciers van financiële software kunnen onderling direct facturen uitwisselen. De boekhoudkundige verwerking gaat vervolgens automatisch.
Exact en Moneybird
Veel Nederlandse boekhoudpakketten zijn inmiddels direct of indirect aangesloten op het PEPPOL netwerk. Onlangs hebben ook Exact Online en Moneybird een actieve aansluiting gekregen. Dat betekent dat directe factuur uitwisseling en -verwerking mogelijk is tussen deze pakketten. Om te testen of het werkt, heb ik zojuist een factuur gestuurd van Moneybird naar Exact Online. Niet via de mail, niet door te scannen, maar via PEPPOL. Tussen verzending vanuit Moneybird en het moment dat de factuur was geboekt in Exact Online zat minder dan een minuut. En ik heb er geen handmatige handeling voor hoeven doen. Volledig automatisch, foutloos en al bijna real time.
Bedrijven en overheden
Vanwege dit gemak gaan steeds meer bedrijven uit alle sectoren over op PEPPOL. Zo hebben bijvoorbeeld KPN, Essent, Leaseplan en Staples aangekondigd om facturen aan te leveren via het Europese standaard platform. Ook Europese overheden omarmen elektronisch factureren via PEPPOL. In meerdere Europese landen kan je als leverancier van de overheid niet om dit netwerk heen.
Wanneer?
Het automatisch verwerken van inkomende facturen van het PEPPOL netwerk is binnenkort beschikbaar in Controlled Release in Exact Online. In 2018 volgt het versturen van uitgaande facturen via dit netwerk. Hoe meer leveranciers zich aansluiten op PEPPOL, hoe makkelijker het facturatieproces verloopt. Als software leveranciers werken we samen aan een betere cashflow voor ondernemend Nederland.
Controlled Release
Momenteel zijn we het gebruik van PEPPOL in Exact Online aan het testen in Controlled Release. Zodra we meer nieuws hebben dan laten we je dit weten via dit blog en onze social media kanalen.
Bron: Exact